ASSARIBLOGI

Mitä mun pitikään tehdä?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Vieraskynässä Wiki Wikström: Mitä mun pitikään tehdä?

Onko sinulla viikottain tai kuukausittain toistuvia tehtäviä? Raportointia tai asioita jotka tulee olla valmiina aina samaan aikaan kuukaudesta? Säännölliset rutiinitehtävät on hyvä laittaa kalenteriin ja hoitaa ajallaan. Toistuvuus on hyvä muistin vahvistaja. Muista varata riittävästi aikaa niiden tekemiseen jotta saat ne kerralla pois mielen päältä.

Jatkuvat keskeytykset estävät työn edistymistä

Aiheuttavatko puhelinkeskustelut tai kollegan pistäytymiset ajatuksesi keskittymiseesi? Jatkuvat keskeytykset estävät työn edistymistä. Huolehdi siis siitä, että sinulla on mahdollisuus keskittyä tehtävän loppuunsaattamiseen. Älä reagoi sähköposteihin tai puheluihin vaan syvenny siihen, mitä olet tekemässä. Ota kaikki ponnahdusikkunat ja äänimerkit pois koneeltasi – ne ovat sinun tuloksellisuutesi pahimpia vihollisia! Ja toivottavasti osaat laittaa puhelimesi pois päältä tai äänettömäksi ilman värinää tarvittaessa. Osaat varmasti tehdä tämän automaattisesti silloin kun olet palavereissa, joten kunnioita samalla tavalla myös omien tehtävien tekemiseen tarvittavaa aikaa.

Aika usein palavereissa tai tapaamisissa nousee pieniä ja isoja asioita jotka lupaat hoitaa. Käykö sinulle joskus niin, että ne unohtuvat muistikirjan sivuille kun kirjan sivut täyttyvät seuraavien palaverien muistiinpanoista? Löydätkö etsimäsi muistikirjan sivuilta vaivattomasti? Itse huomasin, että tämä oli minun kompastuskiveni. Missä palaverissa oli juuri se tehtävä johon minun piti tarttua? Joskus myös peräkkäiset palaverit ja niissä tulleet uudet hoidettavat asiat, pienet ja suuret, unohtuivat päivän viimeisen palaverin mukanaan tuomien tehtävien myötä.

“Kyllästyin plaraamaan muistikirjoja ja hakemaan niistä tietoa joten mietin, miten saan tehokkaasti yhdellä silmäyksellä hahmotettua kaiken mitä pitäisi saada aikaiseksi.”

Tein siis itselleni todo-listan johon oksensin kaikki mahdolliset tekemistä vaativat asiat. Siinä se pitkä lista sitten oli pöydälläni ja listalla iloisessa sekamelskassa tärkeät, pienet, suuret, lyhyttä ja pitkää aikaa vaativat, isot kokonaisuudet ja yksittäiset tehtävät samassa kasassa. Ahdisti katsoa sitä alati kasvavaa listaa, varsinkin niiden isompien projektikokonaisuuksien osalta – niitä kun ei päässyt heti tekemään loppuun asti.

Kun listassa luki ”Projekti x” niin tiesin siihen liittyvän 8 eri kokonaisuutta joista jokaisen kohdan tekemiseen menee vähintään puoli tuntia ja muutaman kohdan kanssa pitää varata ainakin 2 tuntia aikaa. Arvaa miten helppoa tuollaiseen tehtävään on tarttua kun se vaatii vähintään pari päivää aikaa viedä maaliin? Joten luonnollisesti tartuin niihin tehtäviin jotka sain muutamassa minuutissa tehtyä ja pääsin merkkaamaan ne tehdyiksi. Näytti todella mukavalta kun listassa oli paljon yliviivattuja kohtia. Tosin niiden poistaminen listalta oli vaatinut vain pari minuuttia aikaa ja edelleen ne tärkeät asiat olivat listalla tekemättä…

Hallitse kokonaisuutta

Kokonaisuuksien näkyminen on tärkeää jotta tiedät mihin sinun tulee fokusoida energiasi. Usein nämä ovat juuri näitä ”Projekti x” tyyppisiä isoja juttuja. Siksi ”Projekti x” on hyvä jakaa osiin jotta projekti ei tunnu elefantin syömiseltä. Osat aikataulutetaan, joten yhdellä silmäyksellä tietää miten pitkä aika tehtävän tekemiseen kuluu. Aika usein käy niin, että tehtävä on melkein valmis, vain loppusilaus puuttuu. Tämä moodi voi jäädä päälle pitkäksikin aikaa. Huomioi siis ne tehtävät, jotka on valmiita päätettäviksi ja saata ne loppuun, jotta saat ne pois mieltäsi kuormittamasta.

Jos listallesi on tulossa 1-2 minuutin tehtäviä, tartu niihin heti ja hoida pois jos suinkin mahdollista. Samassa ajassa kun kirjoitat sen ylös, saat asian hoidettua heti loppuun asti.

Mikä olisi parempi tapa hallita tätä kaaosta ja ratkaista ongelma?

Asia nousi mieleeni jatkuvasti ja päätin oikein keskittyä sen ajattelemiseen, joten kävin ongelmaa läpi coachin kanssa (kyllä, coach on myös itse coachattavana, se on tärkeä osa ammattitaidon kehittämistä). Sen keskustelun tuloksena sain ajatuksen rakentaa uudenlaisen tavan tuloksellisuuden toteuttamiseen. Näin syntyi ToDoBook, joka auttaa keskittymään asioiden kokonaisvaltaiseen suorittamiseen yksittäisten tehtävien sijaan.

 

Valmennus ja coaching ovat vain yhden harppauksen päässä. Lisätiedot ToDoBookista sekä LeapMoon Oy:stä www.leapmoon.fi

LeapMoon:in Wikin rautainen HR kokemus ja osaaminen on karttunut sekä kotimaisissa että kansainvälisissä organisaatioissa tukemalla liiketoimintoja johtamisen, esimiestyön, organisaatiokulttuurin ja osaamisen kehittämisessä.
Wiki Wikström
HR koutsi

Tervehdys!

5/5

Tervetuloa uusille sivuillemme.
Toivottavasti viihdyt.

Terveisin, Hilma ja Tiina